Client কে mail করার tips

বেশির ভাগ সময় আমরা ক্লায়েন্ট কে মেইল এ দিয়ে রাখি নিজের পরিচয় এবং সমস্যার কথা উল্লেখ্য করি তারপর বলি আমি তোমার এই সমস্যা সলভ করে দিব , এইভাবে মেইল করলে ক্লায়েন্ট দের আপনার প্রতি রেসপন্স রেইট কমে যায়। আসুন ভালো একটি মেথড শিখাই আপনাদের :-

মাথায় রাখবেন মেইল করার সময় আপনাকে প্যারা আকারে লিখতে হবে, বেশি হিজিবিজি করা যাবেনা। এক একটা প্যারা তে আপনার উদ্দেশ্য রাখতে হবে ।

উপরে সবার আগে গ্রিটিংস দিবেন আপনার ক্লায়েন্ট কে তারপর গ্যাপ মেরে লিখা শুরু করেন

প্রথম প্যারা :- তাকে সর্বপ্রথম ensure করবেন যে আপনি তার সময় নস্ট করবেন না কেননা আপনিও জানেন সময়ের মূল্য। বলবেন “এই ইমেইল সর্বচ্চো তোমার ২মিনিট এর বেশি নিবে না কিন্তু তোমার মুল্যবান সময় হতে পারে এই ২মিনিট,আমিও বুঝি সময়ের মূল্য, তাই ২মিনিট এর বেশি নিবো না” ।

এতে ক্লায়েন্ট কে আপনি হুক করে দিলেন পরবর্তী প্যারা গুলো পড়ার জন্যে, আর এইখানে প্রফেশনালিজম এর পরিচয় দিলেন যে আপনিও সময়ের মূল্য দিতে জানেন।

দ্বিতীয় প্যারা :- বলবেন যে আপনি কোন এক টপিক (তার নিশ) এর উপর রিসার্চ করতে করতে উনার ওয়েবসাইট টি পেয়েছেন। ছোট একটু প্রশংসা ও করে দিবেন তার ওয়েবসাইট এ কোন কিছু যদি ভালো দেখেন আপনি। এই প্যারা ২/৩ লাইনের বেশি না করাই ভালো।

তৃতীয় প্যারা :- এখন না হয় আপনার পরিচয় দিলেন আপনার নাম বলে, তারপর বললেন আপনি একজন SEO Expert/Website Doctor/Website Boss/Webmaster এবং আপনার কাজ হচ্ছে আপনি এস ই ও করে মানুষের অনলাইন ব্যবসা প্রসারিত করতে সাহায্য করেন। তারপর তাকে বললেন

“তুমি যদি আমার সম্পর্কে জানতে চাও এইখানে থেকে জেনে নিতে পারো” :- (আপনার কোন একটি পোর্টফোলিও এর লিংক এড করে দিলেন, সেইটা হতে পারে আপনার ওয়েবসাইট,ফেসবুক বা গিটহাব)

তাহলে দেখুন প্রথম তিন প্যারার ভিতর আমি ক্লায়েন্ট কে হুক করার চেষ্টা করেছি এই তিন প্যারা পর্যন্ত ক্লায়েন্ট ভালোমতো পড়বেন, তারপর আসেন পরবর্তী প্যারা গুলো তে :-

চতুর্থ প্যারা :- এবার আপনি তাকে বলবেন আপনি কৌতূহলবসত তার ওয়েবসাইট টি লুক আউট করলেন আর অডিট করলেন। তারপর তাকে জানাবেন যে তার ওয়েবসাইটের ভিতরের অবস্থা খুব একটা ভালো না যার জন্যে তার পটেনশিয়াল কাস্টমার তার ওয়েবসাইট কে সার্চ ইঞ্জিন রেঙ্ক পেইজ এ পাবেন না এতে গুগলের মাধ্যমে তার সেল আসার সম্ভাবনা কম। কন্টেন্ট ভালো থাকলেও ওয়েবসাইটের ট্যাকনিকাল সমস্যা রয়েছে (যা কিনা আরো সংক্ষেপে আপনার মত করে বলবেন)।

পঞ্চম প্যারা :- এইখানে উল্লেখ্য করবেন যে “আপনি আপনার কাস্টমার লুজ আউট করছেন গুগল থেকে এই মেজর কারণ গুলোর জন্যে” :-

পরে নিচে গ্যাপ দিয়ে পয়েন্ট আকারে শুধু মাত্র মেজর সমস্যা গুলোই উল্লেখ্য করবেন।

১.

২.

৩.

জী হ্যা এইভাবে শুধু মাত্র মেজর প্রবলেম গুলো উল্লেখ্য করে দিবেন।

ষষ্ঠ প্যারা :- “আমি মেইল এর সাথে অডিট রিপোর্ট টা এটাচড করে দিয়েছি যাতে তোমার বুঝতে আরো সুবিধা হয়”। জী হ্যা তার ওয়েবসাইটের রিপোর্ট টা এটাচড করে দিবেন মেইল এর সাথে।

তারপর তাকে বুঝবেন যে তার ওয়েবসাইট রেঙ্ক করা কঠিন কেননা বর্তমানে গুগল এর একটি নির্দিষ্ট স্ট্যান্ডার্ড রয়েছে তাই রেঙ্ক করার পূর্বে আপনার ওয়েবসাইট এর রিপেয়ার করা জরুরি।

৪র্থ থেকে ৫ম প্যারা পর্যন্ত আমরা ক্লায়েন্ট কে তার সমস্যার কথা উল্লেখ্য করে দিলাম যাতে তার মধ্যে এক আর্জেন্সি/চিন্তা শুরু হয় তার ওয়েবসাইট কে নিয়ে।

সপ্তম প্যারা :- সমস্যা গুলো উল্লেখ্য করার পর তাকে আশ্বাস দিবেন যে চিন্তা না করতে কেননা আপনি চাইলে তাকে হেল্প করতে পারেন তার ওয়েবসাইট কে রেঙ্কইং পেইজ এ আনতে যা কিনা ক্লায়েন্ট কে সেল পেতে সাহায্য করবে। আপনি আরো বলবেন যে এর আগেও আপনার ক্লায়েন্ট আপনার থেকে কাজ করিয়ে উন্নত মানের রেজাল্ট পেয়েছেন। আরো বলবেন আপনি অডিট রিপোর্ট এ কিছু ইম্পর্ট্যান্ট টিপস দিয়ে দিয়েছেন প্রত্যেক সমস্যার উপর। এতে সে বুঝতে পারবে আপনি তাকে ভালো IMPORTANCY দিচ্ছেন এতে সে একবার রেসপন্স হলেও দিবে আপনাকে।

শেষ প্যারা :- এইখানে তাকে আপনি আর্যেন্সি ক্রিয়েট করে বলবেন

“আপনি যদি আপনার বিজনেস কে ফেইলিউর থেকে বের করে প্রফিটেবল বিজনেস এ রূপান্তরিত করতে চান তাহলে আমি আপনার জন্যে এই পদক্ষেপ নিতে প্রস্তুত আছি এবং আমি আপনার সাথে এই বিষয়ে আরো কথা বলতে আগ্রহী প্রকাশ করছি।”

তারপর নিচে Waiting for reply এর সাথে আরো কিছু এড করে লিখে আপনার মেইল টি এইখানে শেষ করবেন!

শুনেন এই মেইল করলেই যে আপনি অর্ডার পেয়ে যাবেন বিষয় টা এমন না, অর্ডার পাওয়া থেকে বড় বিষয় হচ্ছে ক্লায়েন্ট থেকে রেসপন্স পাওয়া, কেননা সে এখন অর্ডার না দিলেও আপনাকে পরবর্তী তে একবার হলেও রিচ করবে যদি আপনি তার সাথে ভালো সম্পর্ক রাখেন।

ক্লায়েন্ট আপনার মেইল খুলে চেক করেছে কিনা সেইটা চেক করার জন্যে ইমেইল ট্র্যাকার এক্সটেনশন ইউজ করবেন। যদি সিন করে রিপ্লাই না করে ফলো আপ মেইল দিবেন।

আশা করি পুরো পোস্ট টি পড়েছেন এবং একটু হলেও লাভবান হয়েছেন আরো সাপোর্ট দিবেন ইনশাল্লাহ এর থেকেও ভালো কন্টেন্ট দেবার চেষ্টা করবো।